Documentation
Système documentaire et informations documentées
Depuis 2015, les normes ISO parlent d’« informations documentées » et n’imposent plus de manuel qualité. L’objectif n’est plus de tout écrire, mais de documenter ce qui est nécessaire à la maîtrise de vos processus et à la preuve de leur efficacité.
Ce que les normes exigent réellement
Les normes ISO distinguent deux catégories d'informations documentées :
- les informations à tenir à jour (les documents) : périmètre du système, politique, objectifs, processus et procédures jugés nécessaires ;
- les informations à conserver (les enregistrements) : preuves de compétence, résultats de surveillance et de mesure, audits internes, revues de direction, non-conformités et actions correctives.
Au-delà de ces exigences, c'est à vous de déterminer le niveau de documentation nécessaire, selon la taille de l'organisation, la complexité des processus et la compétence du personnel.
Mon intervention
- Inventaire et rationalisation de la documentation existante.
- Cartographie des processus et fiches d'identité de processus : finalité, pilote, entrées, sorties, indicateurs, risques.
- Rédaction ou simplification des procédures et modes opératoires avec les opérationnels.
- Mise en place de la maîtrise documentaire : codification, validation, diffusion, gestion des versions, archivage.
- Formats adaptés à l'usage : logigrammes, fiches réflexes, supports visuels au poste de travail.
Le bon niveau de documentation
Un document utile est un document consulté. Je privilégie des supports courts et visuels, rédigés avec ceux qui les appliquent, plutôt qu'un corpus volumineux que personne ne lit.